flo Empresas · Guía de soporte

Cómo usar WhatsApp en flo Empresas

Tu equipo manda por WhatsApp la foto de cada factura, recibo o comprobante de pago de la empresa. flo lo lee, lo deja en la bandeja de la empresa y contabilidad lo revisa. Sin correos reenviados ni papeles perdidos.

Qué se mandaUna foto por documento: factura, recibo, cuenta de cobro o comprobante de pago.
Qué se escribe (opcional)Una pista corta junto a la foto: el centro de costo o de qué factura es un pago.
Qué pasa despuésEn unos minutos queda en la bandeja de la empresa, lista para contabilidad.
Para el administrador de la empresa

Invitar a alguien del equipo

Solo pueden mandar documentos a la empresa los celulares que la empresa invitó. Esto se hace en el portal de flo Empresas, en Configuración → Celulares que acepta la empresa.

1Enciende WhatsApp y pon el nombre corto

  • Activa WhatsApp para la empresa. Apagado, no sale ninguna invitación y no entra nada.
  • En Nombre en WhatsApp, escribe cómo verá tu equipo a la empresa en los botones, por ejemplo «Andina» en vez de «Comercializadora Andina S.A.S.». Los botones de WhatsApp solo admiten 20 caracteres.
Portal · Configuración
Celulares que acepta la empresa
WhatsApp: quién manda facturas y comprobantes a la bandeja
WhatsApp para la empresa encendido
Nombre en WhatsAppAndina

2Invita el celular

  1. En Invitar un celular, escribe el número y, si quieres, el nombre de la persona.
  2. Toca Invitar. A la persona le llega la invitación por WhatsApp.
  3. Mientras no conteste, sale como Invitado. Cuando acepta, pasa a Activo.

Si no le llegó: pídele que le escriba «hola» a flo por WhatsApp y toca Reenviar invitación. Para que deje de mandar, toca Quitar.

Portal · Invitar un celular
+57300 123 4567Laura Gómez
Invitar
Laura Gómez · 300 123 4567Invitado
Andrés Ruiz · 310 555 0101Activo
Para el equipo

Aceptar la invitación

3Toca «Sí, activar»

Te llega un mensaje de flo por WhatsApp. Toca Sí, activar y listo.

  • Guarda ese chat como contacto: es el mismo número al que vas a mandar todo.
  • A la empresa solo le llega lo que tú le mandes. Tus gastos personales siguen siendo solo tuyos.
  • Si algún día no lo quieres, escribe desvincular y el nombre de la empresa.
Ejemplo
¡Hola Laura! 👋 Desde ahora puedes enviar los gastos de trabajo de Andina por este mismo WhatsApp: facturas y comprobantes de pago, sin apps ni formularios. … ¿Lo activamos?
Sí, activarAhora no

Mandar un documento

Cada foto es un documento. flo lee el proveedor, el NIT, la fecha y el valor por ti.

4Toma la foto y mándala

Foto del documento completo, derecho y con buena luz. Una foto por documento.

  • Si la factura está a nombre de la empresa (con su NIT), flo la manda directo a la empresa y te lo dice.
  • Si no queda claro de quién es, por ejemplo un recibo sin NIT, flo te pregunta con botones.
Ejemplo · recibo sin NIT
FOTORecibo · Papelería La 14
Anoté $86.000 de PAPELERÍA LA 14. ¿Es de Andina o tuyo?
AndinaPersonal

5Si te equivocaste de destino

Cuando flo manda algo a la empresa, el mensaje trae el botón Es mío. Tócalo y el documento vuelve a tu cuenta personal.

  • Hazlo pronto: a los pocos minutos el documento ya está en la bandeja de la empresa.
  • Si ya llegó a la bandeja, avísale a contabilidad para que lo descarte.
Ejemplo · factura con el NIT de la empresa
FOTOFactura · Ferretería El Tornillo
Listo, $312.400 de FERRETERÍA EL TORNILLO. Va para Andina 📤 Si es tuya, toca «Es mío» en los próximos minutos.
Es mío

Si trabajas con varias empresas

Puedes estar invitado por más de una empresa en el mismo WhatsApp. Cada empresa solo recibe lo que tú le mandes.

6Eliges la empresa con un botón

  • Si la factura trae el NIT de una de tus empresas, va directo a esa empresa.
  • Si no, flo te pregunta. Con dos empresas ves un botón por empresa y otro de Personal. Con tres o más, tocas Elegir y escoges de la lista.
  • Después de elegir, flo recuerda tu elección unos 30 minutos: si mandas varias seguidas de la misma empresa, no te pregunta cada vez. Igual te avisa a dónde va cada una y puedes tocar Es mío.
  • Lo que escribas junto a la foto no decide la empresa: eso siempre se elige con los botones.
Ejemplo · tres empresas
FOTORecibo · Taxi aeropuerto
Anoté $48.000 de TAXI. ¿Para quién es esta? Toca «Elegir» y escoge la empresa, o «Personal» si es tuya.
Elegir
¿Para quién es?
Andina
Constructora Roble
Café Altamira
Personal

Comprobantes de pago

Si pagaste una factura (transferencia, Nequi, voucher del datáfono), manda también la foto del comprobante. flo lo une con su factura, y contabilidad tiene el soporte del pago.

7Manda el pago junto con la factura

Lo más fácil: manda la factura y enseguida el comprobante, en el mismo chat. flo los une solo.

  • Si pagas días después, escribe junto a la foto de qué factura es: el número o la fecha de la factura.
  • Si hay varias facturas posibles, flo te pregunta cuál es.
  • Si no encuentra la factura, te lo dice. No lo anota como un gasto aparte sin avisarte.
Ejemplo · pago días después
FOTOTransferencia bancaria
pago factura 2041 de la ferretería
Junté este pago de $312.400 con la factura 2041 de FERRETERÍA EL TORNILLO ✅

Centro de costo

Para que cada gasto quede en el área o proyecto correcto, escribe el centro de costo junto a la foto. Los centros los configura la empresa en el portal.

8Escribe el área o el proyecto

Si escribes el nombre o el código exacto, flo asigna el centro de costo y te lo confirma. Si el centro viene escrito en el documento, también lo lee.

  • Si se parece pero no es exacto, flo te propone el más parecido: toca Sí, Otro para ver la lista, o Sin centro.
  • Si no escribes nada, no pasa nada: contabilidad lo asigna en la bandeja.
Ejemplo · con un error de escritura
FOTOFactura · almuerzo con cliente
ventass
¿Centro de costo VENTAS?
SíOtroSin centro

Qué escribir junto a la foto

El texto es opcional. Úsalo cuando ayude a entender el documento:

ventasCentro de costo: el área.
proyecto bodega norteCentro de costo: el proyecto.
pago factura 2041De qué factura es este comprobante de pago.
pago factura de la ferretería del 3 de octCuando no tienes el número: el proveedor y la fecha.
se le pagó al hijo del dueño, que firma el reciboPagos a otra persona: queda como nota para contabilidad.
ventas · pago factura 2041Puedes combinar centro de costo y factura.

Qué pasa con tu documento

Desde que mandas la foto hasta que llega a contabilidad.

Al instanteflo lo leeProveedor, NIT, fecha, valor y, si lo escribiste, el centro de costo y el pago.
Si hay dudaTe preguntaQué empresa, qué factura, qué centro de costo.
Unos minutos despuésPasa a la empresaSale de tu cuenta personal y entra a la bandeja de la empresa.
DespuésContabilidad lo revisaLo causa y lo lleva al programa contable.

Para que flo lea bien

Sí

  • El documento completo en la foto, con los cuatro bordes.
  • Buena luz y sin reflejos. Que se lean el NIT, la fecha y el total.
  • Una foto por documento. Primero la factura y después el comprobante.
  • Recibos escritos a mano: con números claros, sobre todo la fecha.

Evita

  • Varias facturas en la misma foto.
  • Fotos borrosas, cortadas o de lado.
  • Mandar el mismo documento dos veces: flo lo detecta, pero se pierde tiempo.
  • Mandar gastos personales sin tocar Personal cuando flo pregunta.

Preguntas frecuentes

¿Puedo mandar documentos si no me invitaron?
No. Solo los celulares invitados por la empresa pueden mandar a su bandeja. Pídele al administrador de flo en tu empresa que agregue tu número en «Celulares que acepta la empresa».
¿Quién puede invitar?
Quien administra la empresa en el portal de flo Empresas. Si no ves la sección «Celulares que acepta la empresa» en Configuración, pídele acceso al administrador.
¿Tengo que contestar las preguntas de flo?
Sí. Cuando flo pregunta, el documento espera tu respuesta antes de pasar a la empresa. Si es el centro de costo y no contestas en 30 minutos, el documento pasa igual y contabilidad asigna el centro.
¿Lo que mando a la empresa aparece en mi cuenta personal?
No. Lo que va a la empresa sale de tu cuenta personal y no cuenta en tu presupuesto. Lo que marques como Personal se queda solo en tu cuenta.
Estoy en varias empresas. ¿Puede una ver lo de otra?
No. Cada empresa recibe solo lo que tú le mandes a ella. Ninguna ve lo que mandas a otra ni tus gastos personales.
Pagué a una persona distinta a la del recibo. ¿Qué hago?
Pasa mucho con recibos escritos a mano. Manda el recibo y el comprobante y escribe junto a la foto a quién le pagaste. Queda como nota para contabilidad.
flo leyó mal la fecha o el valor. ¿Qué hago?
Avísale a contabilidad: lo corrige en la bandeja. Si la fecha está escrita a mano y no es clara, flo te avisa que la leyó con duda.
¿Y las facturas electrónicas que llegan al correo de la empresa?
Si la empresa tiene su correo conectado a flo, siguen llegando solas a la bandeja. Por WhatsApp manda lo que no llega por correo: recibos, cuentas de cobro, facturas en papel y comprobantes de pago.
flo Empresas · Soporte ¿Algo no funciona como dice esta guía? Escríbele al administrador de flo en tu empresa.