flo Empresas · Guía de activación

Conecta tu facturación con la DIAN

Un paso que haces una sola vez, toma unos 20 minutos, y le permite a flo acusar recibo de tus facturas ante la DIAN a tu nombre. Lo haces tú en tu propio portal — flo nunca entra por ti.

⏱ ~20 minutos👤 Lo hace el representante legal🔁 Una sola vez
Lo primero: flo jamás te pedirá tu contraseña de la DIAN. Todo este proceso lo haces tú, con tu propia sesión, en el portal oficial. Al final solo nos compartes unos datos técnicos que la DIAN genera para vincular el software — ninguno es una contraseña tuya.

Son dos habilitaciones, y flo necesita las dos

En el portal de la DIAN no es un solo trámite: cada tipo de documento se habilita por separado. Haces el mismo recorrido dos veces, cambiando lo que eliges en la pantalla de tipo de documento.

Habilitación 1
Factura electrónica

Para que flo responda ante la DIAN por las facturas que recibes: acuse de recibo, recibo del bien, y aceptación o reclamo.

Habilitación 2
Documento soporte

Para que flo emita el documento soporte cuando le compras a alguien que no está obligado a facturar.

Antes de empezar

Necesitas: acceso al correo del representante legal registrado en el RUT (ahí llega el enlace de ingreso) y 10 minutos sin afán. No necesitas certificado digital ni instalar nada.

Si ya facturas electrónicamente con otro proveedor, pide una resolución de numeración nueva y exclusiva para flo. No reutilices la que ya usa tu proveedor actual: cada software debe trabajar sobre su propio rango. Así no se la quitas a quien hoy te factura y los dos conviven sin conflicto.
Parte 1

Factura electrónica

1

Entra al portal de habilitación de la DIAN

Ve a dian.gov.co → baja a Temas de interés → Factura electrónica → Habilitación.

Portal de la DIAN con la opcion Habilitacion señalada dentro de Factura electronica
2

Ingresa como empresa

Elige Persona jurídica → Representante legal y digita los datos que pide el formulario. La DIAN enviará un correo con el enlace de acceso al correo del representante legal — ábrelo desde ahí.

3

Ve a los documentos electrónicos

En el menú lateral: Registro y habilitación → Documentos electrónicos → Factura electrónica.

Menu lateral del portal: Registro y habilitacion, Documentos electronicos
4

Configura el modo de operación "Software propio"

Haz clic en Configurar modos de operación y elige Software propio.

¿No te aparece "Software propio"? Es porque ya hay un proceso de habilitación abierto de antes. Cancélalo y las tres opciones aparecerán.
5

Nombra el software y crea el PIN

En Nombre del software escribe exactamente: FLO-EMPRESAS

En PIN inventa un número de 5 dígitos (el que quieras) y anótalo — es uno de los datos que nos vas a compartir. Luego haz clic en Asociar.

6

Abre el detalle del set de pruebas

Baja a la lista de modos de operación asociados, busca el que aparece En proceso y haz clic en Ver detalle. Esa pantalla tiene todo lo que necesitamos.

7

Compárte­nos estos 4 datos

DatoDónde está en la pantalla
Identificador del set de pruebas (TestSetId)En la franja amarilla de arriba: "Usted debe proporcionar el identificador del set de pruebas…" — es el código largo con guiones
Identificación del softwareSección Información del software, campo "Identificación"
Clave técnicaSección Información del software, campo "Clave técnica"
PINEl de 5 dígitos que inventaste en el paso 5

La forma más fácil: una captura de pantalla completa de esa página, enviada por el canal de tu implementación (o a soporte@miflo.co). Nosotros tomamos los datos de ahí.

8

Nosotros hacemos las pruebas — y te avisamos el último clic

Con esos datos, flo ejecuta el set de pruebas ante la DIAN (suele tomar menos de un día hábil). Cuando te confirmemos que quedó habilitado, entras una última vez a la misma pantalla de Factura electrónica y haces clic en "Sincronizar contribuyente a producción". Con eso quedas conectado.

Parte 2

Documento soporte

Es el mismo portal y el mismo recorrido. Cambia lo que eliges en la pantalla de tipo de documento, y al final son 3 datos en vez de 4: el documento soporte no genera clave técnica.

1

Vuelve a los documentos electrónicos y elige el otro tipo

En el mismo menú de Registro y habilitación → Documentos electrónicos, elige esta vez Documento para no obligados a facturar.

Selector de tipo de documento con Documento para no obligados a facturar
2

Elige "Software propio" y asocia

En Seleccione el modo de operación elige Software propio y haz clic en Asociar. El nombre vuelve a ser FLO-EMPRESAS y el PIN, otro número de 5 dígitos que anotas.

Pantalla Asociar modo de operacion con el desplegable de modo de operacion
3

Abre la acción de set de pruebas

Baja a la lista de modos de operación asociados y, en la parte inferior derecha de la fila, abre la acción de set de pruebas.

Listado de modos de operacion asociados con la accion de set de pruebas a la derecha
4

Genera el set de pruebas

En la pantalla de datos del contribuyente, haz clic en Set de pruebas.

Datos del contribuyente con el boton Set de pruebas
5

Compárte­nos estos 3 datos

DatoDónde está en la pantalla
Identificador del set de pruebas (TestSetId)En la franja amarilla de arriba, el código largo con guiones
Identificación del softwareSección Información del software, campo "Identificación"
PINEl de 5 dígitos que inventaste al asociar
Set de pruebas de documento soporte con el TestSetId tapado
Informacion del software con identificacion y PIN tapados

Mándanoslos en texto que se pueda copiar, no en foto: son códigos largos y un carácter mal transcrito nos hace repetir el trámite.

Preguntas frecuentes

¿Por qué son dos habilitaciones y no una?
Porque son dos cosas distintas ante la DIAN. La de factura electrónica deja que flo responda por las facturas que tú recibes: acuse de recibo, recibo del bien y aceptación o reclamo. La de documento soporte deja que flo emita el documento soporte cuando le compras a alguien que no está obligado a facturar. Una no cubre a la otra, y flo necesita las dos.
¿Esto es seguro? ¿Qué puede hacer flo con esos datos?
Los datos solo permiten operar el software FLO-EMPRESAS que tú mismo asociaste: acusar recibo de facturas y emitir los eventos que la ley pide sobre documentos que ya son tuyos. No dan acceso a tu cuenta DIAN, ni a tu contraseña, ni permiten declarar o pagar nada a tu nombre.
¿Por qué el nombre tiene que ser FLO-EMPRESAS?
Para que en tu portal DIAN siempre puedas ver, con nombre propio, qué software está actuando por ti — y desactivarlo tú mismo cuando quieras.
¿Esto le quita la facturación a mi proveedor actual?
No, si pides una resolución de numeración nueva y exclusiva para flo en vez de reutilizar la que ya usa tu proveedor de facturación electrónica. Así cada software trabaja sobre su propio rango y no hay conflicto entre los dos.
Me salió un error o algo no coincide con esta guía
Escríbenos con una captura de lo que ves y lo resolvemos contigo — este paso lo acompañamos siempre en la activación.
flo Empresas · miflo.co/empresas · Esta guía describe el portal de habilitación de la DIAN tal como opera a la fecha; si la DIAN cambia sus pantallas, escríbenos y te guiamos.