flo Empresas · Guía de activación

Conecta tu facturación con la DIAN

Q: ¿Esto es seguro? ¿Qué puede hacer flo con esos datos?

Los datos solo permiten operar el software FLO-EMPRESAS que tú mismo asociaste: acusar recibo de facturas y emitir los eventos que la ley pide sobre documentos que ya son tuyos. No dan acceso a tu cuenta DIAN, ni a tu contraseña, ni permiten declarar o pagar nada a tu nombre.

Un paso que haces una sola vez, toma unos 20 minutos, y le permite a flo acusar recibo de tus facturas ante la DIAN a tu nombre. Lo haces tú en tu propio portal — flo nunca entra por ti.

⏱ ~20 minutos👤 Lo hace el representante legal🔁 Una sola vez

Lo primero: flo jamás te pedirá tu contraseña de la DIAN. Todo este proceso lo haces tú, con tu propia sesión, en el portal oficial. Al final solo nos compartes unos datos técnicos que la DIAN genera para vincular el software — ninguno es una contraseña tuya.

Son dos habilitaciones, y flo necesita las dos

En el portal de la DIAN no es un solo trámite: cada tipo de documento se habilita por separado. Haces el mismo recorrido dos veces, cambiando lo que eliges en la pantalla de tipo de documento.

Habilitación 1

Factura electrónica

Para que flo responda ante la DIAN por las facturas que recibes: acuse de recibo, recibo del bien, y aceptación o reclamo.

Habilitación 2

Documento soporte

Para que flo emita el documento soporte cuando le compras a alguien que no está obligado a facturar.

Antes de empezar

Necesitas: acceso al correo del representante legal registrado en el RUT (ahí llega el enlace de ingreso) y 20 minutos sin afán. No necesitas certificado digital ni instalar nada.

El certificado digital lo pedimos nosotros. Para los pasos de esta guía no te hace falta, pero la empresa sí necesita un certificado digital para firmar ante la DIAN. No tienes que salir a buscarlo: nosotros solicitamos su emisión y la entidad certificadora contacta directamente al representante legal para confirmar su identidad con biometría. Puede pasar antes o después de que tengas las resoluciones de numeración — no bloquea nada de lo que viene aquí.

Si ya facturas electrónicamente con otro proveedor, pide una resolución de numeración nueva y exclusiva para flo. No reutilices la que ya usa tu proveedor actual: cada software debe trabajar sobre su propio rango. Así no se la quitas a quien hoy te factura y los dos conviven sin conflicto.

Parte 1

Factura electrónica

Entra al portal de habilitación de la DIAN

Ve a dian.gov.co → baja a Temas de interés → Factura electrónica → Habilitación.

Portal de la DIAN con la opción Habilitación señalada dentro de Factura electrónica

Ingresa como empresa

Elige Persona jurídica → Representante legal y digita los datos que pide el formulario. La DIAN enviará un correo con el enlace de acceso al correo del representante legal — ábrelo desde ahí.

Ve a los documentos electrónicos

En el menú lateral: Registro y habilitación → Documentos electrónicos → Factura electrónica.

Menú lateral del portal: Registro y habilitación, Documentos electrónicos

Selector de tipo de documento con Factura electrónica resaltada

Configura el modo de operación "Software propio"

Haz clic en Configurar modos de operación y elige Software propio.

Pantalla Facturador electrónico con el botón Configurar modos de operación

¿No te aparece "Software propio"? Es porque ya hay un proceso de habilitación abierto de antes. Cancélalo y las tres opciones aparecerán.

Nombra el software y crea el PIN

En Nombre del software escribe exactamente: FLO-EMPRESAS

En PIN inventa un número de 5 dígitos (el que quieras) y anótalo — es uno de los datos que nos vas a compartir. Luego haz clic en Asociar.

Abre el detalle del set de pruebas

Baja a la lista de modos de operación asociados, busca el que aparece En proceso y haz clic en Ver detalle. Esa pantalla tiene todo lo que necesitamos.

Compártenos estos 4 datos

Dato	Dónde está en la pantalla
Identificador del set de pruebas (TestSetId)	En la franja amarilla de arriba: "Usted debe proporcionar el identificador del set de pruebas…" — es el código largo con guiones
Identificación del software	Sección Información del software, campo "Identificación"
Clave técnica	Sección Información del software, campo "Clave técnica"
PIN	El de 5 dígitos que inventaste en el paso 5

La forma más fácil: una captura de pantalla completa de esa página, enviada por el canal de tu implementación (o a soporte@miflo.co). Nosotros tomamos los datos de ahí.

Nosotros hacemos las pruebas — y te avisamos el último clic

Con esos datos, flo ejecuta el set de pruebas ante la DIAN (suele tomar menos de un día hábil). Cuando te confirmemos que quedó habilitado, entras una última vez a la misma pantalla de Factura electrónica y haces clic en "Sincronizar contribuyente a producción". Con eso quedas conectado.

Parte 2

Documento soporte

Es el mismo portal y el mismo recorrido. Cambia lo que eliges en la pantalla de tipo de documento, y al final son 3 datos en vez de 4: el documento soporte no genera clave técnica.

Vuelve al menú lateral, a Registro y habilitación

En el panel de la izquierda: Registro y habilitación → Documentos electrónicos, igual que en la parte anterior.

Comprueba que sigues en el ambiente de habilitación, que es donde se hace todo esto. El portal tiene también un ambiente de producción, y son distintos: si te equivocas de ambiente, el set de pruebas no aparece por ningún lado.

Elige el otro tipo de documento

En Seleccione el tipo de documento, elige esta vez Documento para no obligados a facturar.

Selector de tipo de documento con Documento para no obligados a facturar

Elige "Software propio" y asocia

En Seleccione el modo de operación elige Software propio y haz clic en Asociar. El nombre vuelve a ser FLO-EMPRESAS y el PIN, otro número de 5 dígitos que anotas.

Abre la acción de set de pruebas

Baja a la lista de modos de operación asociados y, en la parte inferior derecha de la fila, abre la acción de set de pruebas.

Listado de modos de operación asociados con la acción de set de pruebas a la derecha

Genera el set de pruebas

En la pantalla de datos del contribuyente, haz clic en Set de pruebas.

Datos del contribuyente con el botón Set de pruebas

Compártenos estos 3 datos

Dato	Dónde está en la pantalla
Identificador del set de pruebas (TestSetId)	En la franja amarilla de arriba, el código largo con guiones
Identificación del software	Sección Información del software, campo "Identificación"
PIN	El de 5 dígitos que inventaste al asociar

Set de pruebas de documento soporte con el TestSetId tapado

Información del software con identificación y PIN tapados

Mándanoslos en texto que se pueda copiar, no en foto: son códigos largos y un carácter mal transcrito nos hace repetir el trámite.

Preguntas frecuentes

¿Por qué son dos habilitaciones y no una?

Porque son dos cosas distintas ante la DIAN. La de factura electrónica deja que flo responda por las facturas que tú recibes: acuse de recibo, recibo del bien y aceptación o reclamo. La de documento soporte deja que flo emita el documento soporte cuando le compras a alguien que no está obligado a facturar. Una no cubre a la otra, y flo necesita las dos.

¿Esto es seguro? ¿Qué puede hacer flo con esos datos?

Los datos solo permiten operar el software FLO-EMPRESAS que tú mismo asociaste: acusar recibo de facturas y emitir los eventos que la ley pide sobre documentos que ya son tuyos. No dan acceso a tu cuenta DIAN, ni a tu contraseña, ni permiten declarar o pagar nada a tu nombre.

¿Por qué el nombre tiene que ser FLO-EMPRESAS?

Para que en tu portal DIAN siempre puedas ver, con nombre propio, qué software está actuando por ti — y desactivarlo tú mismo cuando quieras.

¿Y el certificado digital? ¿Lo tengo que conseguir yo?

No. Para los pasos de esta guía no hace falta, y para el certificado en sí tampoco tienes que buscar proveedor: nosotros solicitamos su emisión. La entidad certificadora se pone en contacto directamente con el representante legal para confirmar su identidad con biometría. Puede ocurrir antes o después de que tengas las resoluciones de numeración.

¿Esto le quita la facturación a mi proveedor actual?

No, si pides una resolución de numeración nueva y exclusiva para flo en vez de reutilizar la que ya usa tu proveedor de facturación electrónica. Así cada software trabaja sobre su propio rango y no hay conflicto entre los dos.

Me salió un error o algo no coincide con esta guía

Escríbenos con una captura de lo que ves y lo resolvemos contigo — este paso lo acompañamos siempre en la activación.

flo Empresas · miflo.co/empresas · Esta guía describe el portal de habilitación de la DIAN tal como opera a la fecha; si la DIAN cambia sus pantallas, escríbenos y te guiamos.